..hablemos de redondear el ROI en un Business Case

.. como consecuencia del ROI que vimos en una "entrada" previa, bien podemos comentar sobre un "Business Case" completo..


... hago referencia a los temas que manejamos siempre al justificar un proyecto, una vez que hicimos estiaciones gruesas del retorno de la inversión - via ROI o simplemente resultados con Valor Presente Neto, en la vida del proyecto en cuestión...

.. en realidad, el business case documentado, regularmente contiene diversos análisis previos de alternativas.. con los cálculos debidos de "costo vs. desempeño".. pero en general, lo podemos documentar como unos cuantos apartados en un documento de facil interpretación.. a continuación hago una lista de conceptos que no pueden faltar ...

Datos del Proyecto o Iniciativa que se presenta...

• .. como se originó
• .. los antecedentes, si fuera necesario
• .. la situación actual en la que se encuentra

Contexto del Problema

• Objetivos o mejoras que aportará  lo que se propone
• ..su contribución a la parte estrategica del negocio

Propuesta de "Valor" o mejora 

•  lo que se espera para beneficiar el negocio
• .. plan para implantar..
• beneficios concretos.. ejemplos.. aumento de un volumen de venta... o disminución del costo... o proceso mas agil - ejm.. reducir una entrega de servicios de una semana a dos dias..
• .. los escenarios analizados via ROI o simplemente costo vs desempeño - el ROI que vimos en entradas previas
• .. lista de riesgos... o bien, de aquello que necesita ocurrir para implantar

Resultados Entregables de lo Propuesto...

• Beneficios concretos para el negocio o servicio
• Areas internas que se impactan
• Dependencias de otras áreas o "jugadores", que estan un poco fuera del proyecto

Plan de Trabajo... conviene proponer en un formato de fácil interpretación.. como un diagrama Gantt (Barras) o un Work Breakdown Structure ... pero no sin antes haber formulado un plan por via de PERT o CPM.. y haber definido una "ruta crítica" - esto es.. ¿cuando es lo mas rápido que puedo implantar, con certeza?"

Recursos a ocupar... estimar lo necesario al menos en 4 o 5 rubros...

• Personal
• Equipos - maquinaria, o  equipo de TI
• Instalaciones Físicas - locales, mobiliario, equipo electromecánico (UPS, Planta de emergencia), protección contra incendio, etc...
• Prácticas a incluir como Organización, Oficina de Control del Proyecto, etc..(todo lo "soft")  ...
• Servicios de terceros .... , Telecomunicaciones, o Hosting.. o Transportes... 
• ... y obviamente, los fondos, tanto en inversión, como en gasto corriente anual - hacer calendario de erogaciones

Finalmente... "condiciones" o compromisos que se han de cumplir para ejecutar el proyecto o la prouesta.. ejemplo, disposición de los jugadores clave... o fondeo oportuno... o disposición de entrar a un cambio en la operación.. y desde luego, compromiso de monitorear avance, y método de reporte del mismo

•  Reuniones para Avance vs. plan de trabajo
•  Vigilancia del Ejercicio del Presupuesto

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.. de esta manera, podemos documentar un Caso de Negocio completo, habiendo pasado por temas que no hemos descrito en su totalidad en este Blog, pero que iremos comentando... temas como seleccionar una alternativa de acción, o de adquirir un equipo, o de cambiar un proceso...

 

 

.. pero dejemos estos temas para una siguiente entrada de nuestro Blog

 

Comentarios sobre el ROI - parte II

.. sin mas , describiremos el proceso de calcular una Tasa Interna de Retorno (TIR) o el  ROI en un ejemplo práctico, casi real ...

.. cuando digo casi real, es porque tomaré como base la consulta que me hizo una Querida persona de mi familia, al hacer su examen para certificarse como Profesional en el Manejo de Proyectos..

1..... hago uso de los datos que motivaron la consulta, con la pregunta..
 "¿cual es el ROI en la situación que se plantea?"

... la pregunta y datos, aparecieron en un ejercicio de la certificación.....

 

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.. el cálculo del ROI (o la TIR para nosotros los Mexicas), lo dejamos hacia el final de esta "entrada" ..

 

 

 

 

 

2  ..... mi razonamiento para introducirnos al Tema del ROI...

 

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3 ..... y ahora consideremos una situación cualquiera de Inversiones, costos, e Ingresos ..como un ejemplo.....  

NOTA: estas cifras no son las de la primera lámina (The Situation) .. es un ejemplo con cifras cualesquiera....

 

 

 

 

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.. sigue el ejemplo... 



 

 

 

...... esto quiere decir que si los fondos cuestan 30% anual en lugar del 15% en la lámina previa, las inversiones y costos, vs. los ingresos NETOS, todavía presentan alguna recuperación: ..  aunque ahora solo son $28,690, en lugar de $116,394  que daban con tasa de descuento de 15%

 

 

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.. sigue mi ejemplo...

 

...¿y si probamos con  tasas de fondeo mayores, sean del mercado o bien sean las que pide nuestra empresa para invertir?.....ejemplo.....

 

 

.. .....y probando de una manera simple - en lugar de usar funciones de Excel , o cualquier otra herramienta financiera -  preguntemos como identificar la tasa  de descuento para llegar a un Valor Presente Neto de los Flujos VPN = 0...

 

 

 

 

 

... NOTA.. insisto que debemos tener cuidado con el uso de la función ROI o TIR (en español), ya que esta tiene resultados "extraños" a diversas tasas de descuento... si queremos, podemos probar con esa función, y observar que en un ejercicio cualquiera ....

.        ...., lo mismo se obtienen Valor Presente Neto (VPN) = 0 con una tasa de 20% ...       que con 110%...

 

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4..... asi que, emito mi opinión .sobre el método a utilizar, apoyado en la práctica  de algunos años .......

 

 

 

 5... y entonces,  regresando al ejemplo que motivó esta explicación en la lámina del apartado 1.......

 

 

 

 

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 ...sigue el ejemplo original...

 

 

 

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 ...sigue el ejemplo original...

 

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.. pues es este, un ejemplo de cómo calcular la Tasas Interna de Retorno de un Proyecto... sea hecho con ayuda de alguna herramienta financiera, o bien, por la vía del Valor Presente Neto - y como lo hago a menudo - por Tanteos buscando que los flujos netos a valor presente, sea ....VPN = 0

 

.. por último, reitero, explicar este tema pude parecer complicado al evaluar un proyecto... sin embargo, no lo es... asi que podemos decir como antes acostumbrabamos al probar un "teorema" de Geometría... 

 

L.C.D.D... (lo cual debía demostrarse)..y así explicamos que el tema no es tan complicado....  

 



 ..nos vemos con otros temas de consultoría  en breve... 

 

 

 

comentarios sobre el ROI - parte I

¿que hay con el tema del ROI, cuando se plantea un proyecto?

.. la verdad, es algo que no tiene mucho chiste... tiene que ver con la revisión de los "flujos de efectivo de salida" que se operan en una inversión, de la cual se espera también la generación de "flujos de efectivo de entrada".. todo esto "en el tiempo".. porque el dinero cuesta .. sea porque lo tenemos estacionado.. o porque lo pedimos prestado...

.. por ponerlo de forma simple, hablemos de una situación cotidiana en una fábrica o en un nuevo departamento o casa o un local comercial... .pero para ilustrar, hagámoslo para la operación de una fábrica cualquiera...

• se requiere invertir HOY en una mejora en las instalaciones de una fábrica.. sea la instalación física, o un nuevo equipo para producción
• ..esto demanda una salida de efectivo HOY... y le llamamos erogación "No recurrente"...  o de una sola vez
• pero claro...
• tal vez tengamos con esta inversión, gastos adicionales para  mantener el equipo o la instalación física nueva..
• ...esos son gastos "recurrentes", durante la vida de nuestra inversión
• .. y se deben considerar también hasta los gastos por concepto de "depreciación" - si estamos hablando de un negocio - ... estos, son flujos que NO salen en verdad de nuestra operación..
• ..es decir, que para fines de impuestos, la depreciación se reporta como gasto, pero  en realidad son flujos positivos que se quedan en nuestra operación 
• pero seguramente, esperamos una mejora en Ingresos .. o bien algún ahorro en la operación.al hacer nuestra inversión ... lo que genera "Flujos de Efectivo" positivos... que deben compensar  los Flujos de Salida - es decir la Inversión y Gastos Recurrentes...

.. con una situación de este tipo... surgen preguntas a responder, antes de hacer la inversión... aqui tenemos algunas....

• ..¿cuales son las salidas de efectivo en el proyecto?....
• ¿cuando se realiza la Inversión? .. flujos negativos NO recurrentes
• ..¿cuando ocurren los gastos Recurrentes? - mantenimiento, pago de seguros, depreciaciones, otros..
• ¿..con que horizonte se analizan los flujos?... ¿cuanto dura la vida útil de la inversión?... ¿o lo que permite la reglamentación fiscal?
• .. y desde luego... ¿cuando ocurren los flujos positivos?
• ¿son ahorros en los gastos de operación?...
• ..¿o son Ingresos mejorados por mayor volumen de venta?...
• ... y al final de la vida de la inversión.. (equipo o instalación)..¿hay un valor de rescate?
• ..y finalmente...¿se compensan los flujos de efectivo de salida y entrada en el tiempo?....
• ....porque todos entendemos que ...
• no es lo mismo recuperar una inversión en 1 año.... que en 5 o 10 años...
• ... y los fondos para la inversión, también tienen un costo... que en general es la tasa de interés que el fondeador nos carga (banco, financiera, tesorería propia) ... sea porque pedimos financiamiento... o porque dejamos de ganar rendimiento al usar nuestros fondos

... así que el evaluar una inversión y su "retorno", en un negocio.... lo primero que cualquier inversionista pregunta es ....

• ..¿cual es el retorno de la inversión?...
• ..¿como recuperamos en el tiempo?...
• ... y claro, aquello del método antiguo de "pay back".. pasó de moda hace décadas, porque no considera el valor del dinero en el tiempo...
• ...es decir... que no es lo mismo si hoy invierto $100 y recupero los mismos $100 dentro de 5 años... a que los recupero en 2 años...

.. y asi, lo que regularmente se usa,  son métodos que consideran Valor Presente de los Flujos... y que son similares al llamado Retorno de la Inversión o ROI

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... bueno, continuaré con la segunda parte de este tema con un ejemplo concreto.. pues entiendo que a todos nos ocurre en algun momento evaluar una inversión.. y de repente, vienen las confusiones y el uso "indiscriminado" de funciones de alguna herramienta de cálculo como 1-2-3 de Lotus, o Excel .... y veremos que es mas sencillo de lo que parece, seguir un método práctico

 

 

..... recordemos que este tema ocurre, cuando proponemos una mejora (todas cuestan) en algun proyecto... o cuando hacemos una inversión en un "local comercial" para rentarlo... y en el extremo, hasta cuando compramos un carro.. aunque aqui cuentan ya las preferencias, y no el retorno de la inversión

... echemos un ojo de enfoques prácticos en la segunda parte - en breve....

¿que tal un poco del tema para estimar costos?

..hola, todos quienes eventualmente enfrentan chambas de análisis de alguna operación de negocio... sean consultores, o simplemente tengan que estimar costos para eliminar operaciones, o modificar procesos...

... y recordemos... cualquier estimación es buena, siempre que no se "sub o sobre - estime" en un orden de magnitud... y conste que no lo digo yo... lo mismo lo menciona Gerry Weinberg ex IBM .. que el Dr. Arno Penzias (Nobel, y de Bell Labs)

Cuando vamos a estimar lo que cuesta operar un negocio o una unidad de negocio por causa de ver su rentabilidad, o buscando una mejoría - sean áreas o empresas - siempre es bueno tener datos de los gastos generales de la unidad o empresa, de algun período estable...

.. es decir... los del año reciente... o los de los últimos 6 meses...

..pongamos un ejemplo simple....

• supongamos la operación de una empresa comercial donde opera 1 solo empleado, se pagan gastos de una sola oficina, y queremos estimar cual es el costo de operar un período discreto - es decir "puntual"... 1 semana, o 1 mes.. o 1 año
• Veamos estos datos de ejemplo mensuales..

Gastos Generales Mensuales

• Sueldo Nominal (del empleado único)...........$25,000
• Prestaciones del empleado............................$10,000
• Renta de la oficina .........................................$12,000
• Papelería ..........................................................$7,000
• Servicios diversos (Luz, Agua, Teléfono).......$10,000
• Impuestos Diversos .......................................  $5,000
• Total Mensual   ................................................$69,000/ mes

... aqui recordemos que haya o no ventas - donde se compran productos, y se venden... los gastos estan fijos siempre... - pero igual pasa en fabricación... y aqui, dejamos fuera de estos conceptos, los "costos de producción" o como se llama en los libros de Contabilidad ..el "costos de lo vendido"

........................ así que ...¿que pasa si buscamos un "vehículo" simple para distribuir los costos de operar nuestra empresa comercial del ejemplo?....

• ..podemos decir que la operación de este negocio para un solo empleado, cuesta..$69,000 por mes-hombre -  recordemos.. aparte de los costos de fabricar o comprar
• claro que en la práctica.. si hubiera mas empleados.. ejemplo 5 empleados.. el costo por cada uno podría ser $69,000/ 5 = $13,800 por empleado-mes..
• .imaginemos que los empleados ganaran $5,000 mensuales cada uno . y en ese caso, esta distribución es equitativa....
• ... sin embargo, esa forma de "distribuir" el costo puede no ser equitativa si un empleado gana $10,000 por mes y otros $5,000 o $3,000 por mes...
• .. en este caso ... bien podemos buscar la distribución o bien por las horas que trabaja cada empleado al mes.. o de forma mas simple... por los $ pesos de gasto general por los $ de sueldo nominal..
• ... asi tenemos que...
• .. se gastan $69,000 por mes para pagar los $25,000 mensuales de sueldos nominales... es decir...
• ..$69,000/ $25,000 = 2.76 $pesos de gastos generales, por cada $1 peso de sueldo mensual
• .. asi que el empleado con sueldo de $3,000 pesos por mes, en realidad se puede estimar que cuesta... $3,000 X 2.76 = $8,280..
• ..y el que tiene sueldo de $10,000 al mes, cuesta $10,000 X 2.76 = $27,600 por mes... 

 ... con esta estimación simple... es posible calcular costos de procesos casi en cualquier negocio u organización que se requiera analizar...

..consideremos ahora un ejemplo mas real - en la operación de un Banco...

.. usaremos datos mas o menos reales de una operación de Banca mediana, con cifras de su estado de resultados de  2008 ...






































.. si seguimos el ejemplo con paciencia, se percibirá como auto-explicativo ....


.. y para concluir, lo interesante es considerar este método como un "acercamiento" para estimaciones de costos, y desde luego practicar  su aplicación en situaciones reales...

.. bien sea en una empresa o en parte de ella, para estimar la operación de´procesos en via de mejora.. o bien para plantear una situación "actual" que se mejora mediante una solución automatizada.. pero que demanda una Inversión... en cuyo caso habrá que estimar después tanto la inversión, como los eventuales ahorros que se podrán conseguir al implantar la solución...

.. podemos considerar estimaciones por esta via, dígenes en temas de Ingeniería de Sistemase forma previa a realizar un análisis de rentabilidad - o ROI - sea en soluciones de Sistemas, o simples mejoras de procesos, o remplazo de Equipo en fábricas

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.. estamos pendientes, para la próxima....

Nota... Gerry Weinberg, ha sido un Consultor con orígenes en temas de Sistemas, que escribe sobre el tema de Consultoría; y el Dr. Penzias, fué un gran investigador de los Laboratorios Bell (Semiconductores), y premio Nobel de Física al final de los años 1980.. y con una gran visión del uso que debe darse a los computadores, en la práctica

BEP... ejemplo en la vida real

Hola.... sobre el tema de punto de equilibrio (BEP), hay muchas opiniones.. que si es demasiado teórico, que si no tiene aplicación práctica, etc.. pero seguro que tiene aplicación práctica como método

Recuerdo haber leído a un escritor de temas técnicos de Sistemas  - o TI, como le llaman ahora - y én alguna de sus obras menciona que " ..una cifra estimada, es mejor que nada.." o mas bien, que una simple estimación es suficiene la mayoría de las veces ..

Y asi lo creo, salvo que uno se equivoque en un "orden de magnitud" ... con esto me refiero a equivocarse en cifras como: "... tal vez un calentador de gas para agua, cuesta $3,500 pesos.."... y por error estimar que cuesta $35,000 o $350,000 ... me refiero a uno o dos órdenes de magnitud...

Bajo esta base, una aplicación práctica del BEP que en alguna ocasión he ejecutado, ha sido para evaluar la atención que a veces damos a dos o tres productos en una "operación" sea de fábrica, o comercial, o de Banca..

Veamos mi ejemplo que parte de una base de "estimación" en la distribución del Gasto...

El Concepto de "Punto de Equilibrio"

Hola.. hace unos dias, recibí correo de un amigo a quien aprecio mucho porque fuimos compañeros de aventura profesional, y el me comentaba de los cambios que nuestro querido campo del Management ha sufrido de hace 30 años para acá y que por tanto había que tener cuidado con los temas de este Blog

Tiene razón, pero al igual  que en mi "entrada" previa - la de los procesos - .. yo sigo usando esos enfoques básicos de hace 30 años, pero aprovechándome de la modernidad...

ejemplo.. el uso de un computador para... programar un proyecto... o el uso ágil de la "prueba y error "en cálculos, o hasta  para un diagrama ilustrativo cualquiera

.. asi que, sin dejar de considerar el consejo de mi amigo - comentario que aprecio de verdad - hoy traigo a esta "entrada" un tema que he usado por años y que funciona en diversos campos .. en industria, en sector financiero, en transportes, etc... y es el concepto de "punto de equilibrio" o también llamado BEP  por abreviar Break Even Point

Pero vamos a un ejemplo de situación ideal, que ya mas delante podremos mostrarlo con ejemplos de aplicaciones prácticas ....

 

..asi de simple como parece, este concepto aplicado con cuidado en el mundo real de negocios, de repente permite analizar situaciones como .. los montos de créditos que una financiera debe operar para estar en BEP.. o el número de pasajeros anuales en un medio de transporte.. o revisar una mezcla de productos en una fábrica o en un establecimiento puramente comercial 


.. por el momento, hasta aqui dejamos el ejemplo, y buscaré volver a ilustrarlo de forma práctica, en una siguiente entrada.. y de verdad, recibo sus comentarios sobre los temas con mucho gusto

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Adelanto de los Temas

Les adelanto un poco sobre un tema básico de dirección en mi Blog..

..¿que tal si hay que revisar un "proceso"?... que a mi modo de ver, consiste en un conjunto de operaciones, en cierto orden...

.. y que curiosamente, en sus orígenes, los procesos se consideraban mas bien temas de manufactura - me refiero a la pre-historia de la Ingeniería Industrial - pero el tiempo le dió la razón a la capacidad de análisis de cualquier persona.. y asi se empezaron a usar temas básicos (let´s get back to basics!)

.. de esta forma, lo mismo se revisa un proceso en manufactura, que en temas de oficina, o de comercialización.. aqui, observemos un ejemplo aplicado a un proceso de atención a clientes, su contratación, servicio, facturación y cobro en una Telefónica....

 

.. y en realidad, lo que usamos para documentar el "proceso", es un método antiguo para diagramar operaciones (las que se indican con números) en la secuencia en que deben ocurrir

 

 

.. de este primer paso y una vez que entendemos un proceso, es factible asignarle tiempo y recursos a cada operación, y buscar optimizarlos o bien apoyarlos con ayudas automatizadas...

 

.. mas adelante, mostraremos algún ejercicio para "ajustar" el número de operaciones de un proceso, o bien analizar opciones para ajustar los recursos que se usan en las mismas

 

 

Nota.. si se prefiere dar una vista al tema de procesos, siempre conviene revisar el concepto de Análisis de Operaciones en cualquier libro de Ingeniería Industrial antiguo, o en documentos mas recientes relacionados con Re-Ingeniería (ejm. Hammer & de Champy)

 

 

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introdución a métodos de consultoría

¿que tal para iniciar los temas de este Blog, unos comentarios preliminares?

• los métodos de consultoría, generalmente son asuntos que alguna vez estudiamos en cualquier disciplina profesional, o hasta en la práctica, pero que a veces no recordamos..
• .. asi tenemos, para diversas profesiones...
• Diagrama de Barras o de Gantt para planear actividades
• Cálculo de Lote económico en Inventarios
• Cálculo de Punto de Equilibrio u otros temas de "optimización"
• Valor Presente de flujos de efecctivo en el tiempo
• Medidas de Dispersión o Tendencias Centrales en Datos Estadísticos
• Otros temas
• .. pero igualmente, en la profesión de consultoría, hay otros asuntos implícitos que a veces perdemos de vista pero que aplicamos en cada asignación.. ejemplo
• el propio método de acercamiento a cualquier proyecto, con los pasos de "análisis, hallazgos, conclusiones y recomendaciones", que generalmente se repiten durante dicho acercamiento
• .. o el de "solución de problemas".. que dice
• "..tenemos un problema...
• ..¿qué lo ocasionó?...
• ..¿como podríamos resolverlo..? - alternativas -
• ¿..como lo resolvemos?...
• O la jerarquización de ideas para reportar una situación, o proponer una solución
• ..todo esto, y la capacidad implícita que hoy nos dá el uso de las tecnología de información - al alcance de todos - es lo que nos permite acercarnos a un problema y buscarle solución... o bien, a implantar una solución de cualquier tipo.. siempre apoyados con la capacidad de procesar información de forma ágil..sea con..
• herramientas automatizadas centrales .. como el caso de herramientas colaborativas (ejemplo, blackboard, o sharepoint)
• ... o herramientas personales - como el caso de procesadores de texto, generadores de gráficos, hojas de cálculo, editores de video, etc. que regularmente usamos en lo cotidiano

.. aqui, hacemos una pausa, para recordar cuales son los métodos con los que tenemos mas familiaridad en cada uno de nuestros casos.. sean de asuntos de operación recurrente, o bien de proyectos de "una sola vez"

..ejemplos...

• en Manufactura... Revisión de Procesos.. Lote Económico, Estratificación de Inventarios por su valor; análisis de viabilidad de expansión
• en Sector Financiero... Revisión de Procesos de Atención, Costos de Entrega de Servicios, Optimización del Uso de Efectivo en los Canales de Entrega; costos de operación
• En Gobierno .. mejora de efectividad en los procesos de la operación, análisis de impactos financieros diversos por temas internos o externos (endógenos y hexógenos)

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..continuaremos ....

Origen del Blog de Consultoría en Dirección

Con interés de compartir experiencias prácticas en temas de consultoría de Dirección probados, publicaré temas de interés general para facilitar la aplícación de métodos tradicionales que se usan para los trabajos de Consultoría

Entre otros campos, intento mostrar aplicación de métodos simples de consultoría, que sirven lo mismo internamente a una empresa , como a la consultoría externa

/* Gil